‘Koopjes op kosten van de werkgever’

Een verkoper die op de baan is, mag gerust uitgaven doen om zijn wagen te parkeren, maar in het weekend vind ik dat dat niet kan op kosten van de werkgever. Dat zegt Danielle Vanwesenbeeck, ondernemer en Vlaams Parlementslid voor Open VLD.

Ik las vorige week in Trends het artikel over ‘leiden in tijden van verandering’. Dat is een van de weinige parallellen tussen de politiek en het bedrijfsleven. De uitdaging voor wie aan politiek doet, is structuur te brengen in een samenleving die constant verandert. Ik geef enkele voorbeelden. Het toenemende gebruik van elektrische fietsen vraagt om een kader rond de toegestane snelheid. Er zijn meer samengestelde gezinnen, dus moet een wettelijke regeling rond erfenissen worden uitgewerkt. Die nieuwe evoluties vragen om een kader voor de burgers.

In het bedrijfsleven is dat niet anders. Soms betrap ik mezelf erop dat ik zaken niet heb voorzien. Dat is soms confronterend. Ik vloek dan. Mijn glazen bol laat het soms afweten. Drie jaar geleden had ik de kans de structuur van onze verkoopafdeling volledig te herbekijken. Alles werd herschreven: de jobfunctie, de toekenning van bonussen, maar ook het beleid rond het gebruik van wagens en gsm’s. Ik dacht dat ik het allemaal netjes had geregeld.

We zijn drie jaar verder. De maatschappij is verder geëvolueerd en mijn beleid is blijven stilstaan. Onze verkoopploeg bestaat uit jonge mensen, twintigers. Ik had al gemerkt dat het datagebruik van hun smartphones merkelijk hoger ligt dan dat van andere medewerkers. Maar goed, jonge wolven staan nu eenmaal anders in het leven, het zijn onze digital natives. Maar wie een smartphone heeft, kan daar ook via sms mee betalen, ook als die van het bedrijf is. En ja hoor, op de facturen van onze telecomoperator staan uitgaven voor parkeertickets, tickets van De Lijn enzovoort.

Een verkoper die op de baan is, mag gerust uitgaven doen om zijn wagen te parkeren, maar in het weekend vind ik dat dat niet kan op kosten van de werkgever. Er was zelfs een verkoper die meer parkeergelegenheden vond na de werkuren en in het weekend dan tijdens de werkuren. Ik dek dat enerzijds toe met de mantel der liefde, maar anderzijds moet ik dat bijsturen.

Toen ik onze mensen confronteerde met hun koopgedrag, was er een soort van verbazing: ‘Ik dacht dat jullie dat dan wel zouden doorrekenen.’ Uiteraard. Alleen kost de opvolging van bedragen van telkens 2 tot 5 euro het bedrijf heel wat administratieve tijd. Wil ik dat ? Nee.

Het deed me nadenken over hoe we dat kleine probleem kunnen regelen zonder mijn administratie te veel te belasten. Een vraag aan het sociaal secretariaat gaf als antwoord: je verbiedt het best gewoon de betalingen en iedereen brengt zijn parkeerbonnetjes binnen. Opnieuw administratie dus, maar dan een oplossing uit de jaren tachtig: een schoendoos vol bonnetjes en zoek het maar uit. In mijn bedrijf moet de zaken efficiënt gaan: lage kosten, een maximaal resultaat.

Een vraagje aan de telecomoperator of het mogelijk was kleine betalingen enkel toe te staan tijdens de werkuren, bracht geen zoden aan de dijk: enkel een split bill was mogelijk. Als werkgever ken je maandelijks een bedrag toe aan je mensen dat ze mogen spenderen aan werkgerelateerde aankopen. Wie boven dat bedrag komt, krijgt een factuur voor de extra kosten.

Het zal dus wellicht die optie worden. Tegelijkertijd zal ik mijn gsm-beleid, dat nog net geen drie jaar oud is, opnieuw moeten aanpassen zodat ik een kader heb voor ongeoorloofde uitgaven. Er zijn heel wat mogelijkheden tot aankopen via sms: treintickets, donaties, spelletjes en de meest verontrustende: een aankoop van vastgoed bevestigd per sms is de aanzet van een schriftelijke bevestiging.

Hierbij dan ook een warme oproep aan telecomoperatoren om een oplossing te bieden aan dat soort praktijken. Geef ons, businessklanten, een module waarin we kunnen ingeven tussen welke uren uw abonnees aankopen mogen doen met hun abonnement en voor welke diensten ze moeten betalen. Ik ben bereid een redelijke prijs te betalen zodat mijn administratie niet wordt belast. U hebt een nieuwe business-service, ik heb minder zorgen, mijn mensen hoeven niet na te denken wanneer ze nu wel of niet mogen betalen met hun smartphone van het werk, en de fiscus knikt goedkeurend. Vooruitgang brengt altijd kansen.