Hoe installeer je een raad van advies met meerwaarde?

Een raad van advies is voor veel familiebedrijven de eerste kennismaking met externe mensen in een intern overlegorgaan. Want dat is de raad van advies: in tegenstelling tot de raad van bestuur is het geen orgaan met enige controle- en beslissingsbevoegdheid. Een adviesraad vergemakkelijkt de besluitvorming en de verdere professionalisering van de bestuursstructuur. Het betekent dat je als familie een knop moet kunnen omdraaien. Want het vergt een bepaalde openheid, wil je de leden van de adviesraad over specifieke onderwerpen zo volledig mogelijk informeren.

Wie in de raad van advies zit, ervaart nog niet de totale transparantie van een onafhankelijke bestuurder in een raad van bestuur. Die neemt verantwoordelijkheid voor een besluit, terwijl een lid van de adviesraad enkel waardevolle raad geeft. Maar die meerwaarde kan enkel ontstaan als de familie met open vizier wil discussiëren. Inhoudelijk moet het advies zich niet beperken tot strategie en langetermijndenken. Ook operationele elementen kunnen in de raad van advies aan bod komen. Een CEO die wil toetsen wat de leden denken over bepaalde investeringen of over een specifiek contract? Waarom niet? Al blijft hij of zij altijd verantwoordelijk voor de uiteindelijke beslissing.

De droomraad

Kan een raad van advies ook effectief meerwaarde creëren voor een familiebedrijf? Een droomraad bestaat uit familieleden die in de onderneming actief zijn, en externe adviseurs met relevante sectorervaring en/of een zeer compatibele achtergrond. Het zijn mensen die commerciële, financiële of andere kennis hebben die niet of te weinig in de onderneming aanwezig is. Diversiteit is belangrijk, anders ontstaat geen discussie en geen meerwaarde. Een raad van advies moet een familiebedrijf nieuwe invalshoeken bieden.

En toets regelmatig af of ook de leden zelf van die meerwaarde overtuigd blijven. Sluit hun rol aan bij wat ze hadden verwacht? Beantwoordt de samenstelling nog altijd aan de ontwikkeling van de onderneming?

De rol van de voorzitter is zeer belangrijk. Die garandeert een goede informatiedoorstroming naar de leden en ziet toe op de goede werking. Dat betekent in de praktijk proactief werken: tijdig afspraken maken, een agenda opstellen, ruim vooraf informatie over de onderwerpen delen. Enkel een datum prikken en die dag vertellen wat je even wil bespreken, is geen sterk uitgangspunt. Veel adviesraden werken op jaarbasis volgens een aantal vaste thema’s: toekomstvisie en strategie; financiële prestaties en budgettering; personeelsbeleid, enzovoort. Dat schept duidelijkheid en verhindert niet dat ad hoc actuele onderwerpen een plaats kunnen krijgen.

Het lijken zuiver praktische ingrepen voor een voorzitter, maar ze zorgen er in de praktijk wel voor dat je de ambitie van een raad van advies kan waarmaken. Je kan naar een raad komen en als familie luisteren naar de externen (en niet omgekeerd). Enkel zo kan je de raad ten volle benutten als een orgaan dat helpt bij het professionaliseren. Op termijn wordt de weg geplaveid voor de stap naar een goed werkende raad van bestuur met onafhankelijke bestuurders.